Debido a nuestra experiencia te ofrecemos los siguientes consejos a la hora de justificar una ayuda o subvención con objeto de que evites los errores que han cometido otros cuya solución en muchos casos no ha sido posible acarreándoles graves consecuencias:

El día que recibes la comunicación de la Resolución definitiva de una ayuda o subvención sobre las que has optado y en la que se te indica que has sido beneficiario de la misma es un día que te llena de ilusión y alegría ya que vas a obtener unos fondos que te van a permitir desarrollar tu proyecto de I+D+i. Pero a su vez asumes en ese preciso momento una responsabilidad dado que no solo deberás de intentar por todos los medios que el proyecto finalice con éxito sino que también deberás de poder justificar de manera correcta y precisa cada uno de los gastos que has imputado en su desarrollo.

1 Lo primero que debes hacer es leer con detenimiento las guías de justificación del programa de la ayuda o subvención otorgada y transmitir al organismo que corresponda todas las dudas que te hayan podido surgir con objeto de tener una idea clara desde el principio y no cometer errores.

2 Una vez tengas claro cuáles son los requisitos a la hora de justificar tu ayuda o subvención, lleva a cabo las siguientes tareas:

– Elabora hojas de control en las que puedas ir imputando cada uno de los gastos asociados al proyecto.

– Abre una carpeta en la que vayas metiendo cada una de las facturas imputadas al proyecto junto a sus justificantes de pago y comprueba que tanto la factura como la descripción del pago se ajusta a las exigencias marcadas en las bases regulatorias.

– Establece una referencia al proyecto de tal manera que tanto las facturas de los proveedores, justificantes de pago y asientos contables de tus estados financieros recojan dicha referencia y que permita una trazabilidad clara tanto de los gastos como de los ingresos asociados al proyecto.

3 Define con claridad los períodos que abarca la ayuda, período de ejecución y período de justificación, debido a que te van a marcar hasta qué fecha puedes imputar gastos al proyecto y por tanto asumir sus abonos.

4 Ten claro qué partidas de gastos se consideran subvencionables y cuáles no, revisando con detenimiento las bases regulatorias.

5 Mantén un control económico periódico sobre tu proyecto, detectando posibles desviaciones con respecto al presupuesto aprobado o desviaciones en los tiempos de ejecución. En muchas ocasiones estas desviaciones derivadas de cambios en la forma de ejecutar el proyecto (por ejemplo con personal propio o con personal externo….), pueden ser comunicadas al organismo otorgante y te aprueban una reclasificación de gasto de un capítulo a otro (se reduce el capítulo de personal pero se incremente el capítulo de colaboraciones externas).

6 Revisa periódicamente que dispones de toda la documentación justificativa y que se ajusta a la normativa vigente.

Si sigues estos consejos, no tendrás problemas a la hora de poder justificar los gastos imputados a tu proyecto y el tiempo que deberás de dedicar en esta fase será mínimo. Por el contrario, si optas por no llevar control alguno, desconoces tus obligaciones a la hora de justificar tu subvención o ayuda y no has llevado un control presupuestario por capítulos no habiendo detectado desviaciones derivadas de cambios de estrategia de ejecución.

Esto te puede suponer un grave problema incluso con la obligatoriedad de deber devolver íntegramente la subvención recibida, por lo que resulta de vital importancia que sigas un orden, mantengas el control del gasto y dispongas de toda la documentación en todo momento.

Desde Oliveros Sastre, S.L. siempre aconsejamos a nuestros clientes que se pongan en manos de una empresa consultora y que sea ésta la encargada de llevar a cabo los pasos descritos anteriormente para que puedas dedicar todo el tiempo al desarrollo de tu proyecto.